Wie Sie teure ERP Lizenzen einsparen – WebERP

Sie verwenden in Ihrem Unternehmen ein (vielleicht teures) ERP System, für das für jeden User eine eigene Lizenz gekauft werden muss, obwohl nur eine simple Teilfunktion verfügbar sein soll. Außerdem wollen (speziell junge) Mitarbeiter die Bedienung nicht mehr über einen Rechner machen, sondern ganz locker am Smartphone und am besten noch mit Wischen nach links und nach rechts.

In einem Unternehmen entstehen immer wieder Ideen und Anregungen seitens der Anwender oder seitens der Geschäftsführung, mit Wünschen Anpassungen und Erweiterungen, um die tägliche Arbeit zu vereinfachen. Sofern ein zentrales ERP eingesetzt wird, ist das natürlich jene Plattform, wo die Umsetzung angedacht wird.

Für manche Anforderungen wird es sogar schon ein fertiges Modul seitens des ERP Herstellers geben. Dieses muss dann nur mehr lizensiert und konfiguriert werden.

Nehmen wir den anderen Fall an, das passende Modul gibt es noch nicht fertig vom Hersteller. Dann ist der erste Weg eben dorthin mit der Frage nach einer Aufwandsschätzung. Dieser Fall hält schon etwas mehr Spannung bereit. Jeder IT-Manager weiß, dass die erste Aufwandsschätzung oftmals nicht alle Eventualitäten und Kosten abgedeckt. Oft ergeben sich noch weitere Systeme, die in Folge aktualisiert werden müssen oder es wird vielleicht eine neue Hardware / Virtualisierung notwendig.

Nicht alle Funktionen sind in einem ERP gut aufgehoben

Nicht für alle Funktionen ist das ERP die optimale Umgebung zur Umsetzung. Nehmen wir folgende Anforderungen an:

  • Spezielle Werkstoffberechnungen mit komplexen Berechnungsformeln
  • Zeiterfassung für mobile User
  • Semiautomatisierte Rechnungskontrolle über einen E-Mail-Import

Jede Zusatzfunktion, die als kundenspezifische Ergänzung ins ERP integriert wird, muss vom meist vom Hersteller umgesetzt werden. Diese Zusatzfunktionen sind damit nur in genau diesem ERP System verfügbar. Bei einem Systemwechsel müssen die Funktionen wieder neu implementiert werden.

Abhilfe: Funktionen auf einer flexiblen Webplattform anbieten

Wenn Sie nicht wegen jeder Kleinigkeit Ihren ERP-Anbieter bemühen wollen, kann auch der Weg einer eigenen (Web-) Plattform angedacht werden. Dabei kann das ERP System bestimmte Daten bereitstellen, die im Web angezeigt oder auch bearbeitbar gemacht werden. Jetzt soll es ja nicht das Ziel sein, alle ERP Funktionen nochmals nach zu programmieren. Die Basisfunktionen eines ERP Systems sollen auch dortbleiben. Nur jene speziellen Anforderungen, die nicht unbedingt im ERP System sein müssen, werden auf eine Webplattform gelegt.

Der Ansatz einer externen WebERP Anwendung hat auf den ersten Blick möglicherweise etwas von „Verdopplung“ der IT-Systeme, ist aber auf den zweiten Blick eine Überlegung wert. Eine Webplattform stellt sich bei den folgenden Punkten als überlegen im Vergleich zu einem ERP-System dar:

  • Schnelleres Rollout: vielleicht kennen Sie das, auf eine Ergänzung vom ERP-Hersteller wartet man oft eine relativ lange Zeit. Eine selbst oder extern entwickelte Anwendung hat meist kürzere Rolloutzeiten.
  • Flexibler ohne ERP-Hersteller: ein ERP-Hersteller möchte tendenziell nur jene Module ergänzen, die möglichst auch für andere Situationen und Kunden einsetzbar sind. Wenn Ihre Anforderungen dann nicht unbedingt zu den präferierten Funktionen Ihres Herstellers zählen, ist das suboptimal.
  • Komplexe Funktionen / Berechnungen: z.B. eine spezielle Kalkulation einer Werkstoffmischung auf Basis von Atomgewichten. Diese ist hängt vielleicht von einer Vielzahl an Parametern ab, die alle ins ERP eingepflegt werden müssen. Oder die Funktion soll auch für Interessenten und Kunden als do-it-yourself Preisberechnung im Web möglich sein.
  • Mobile Anbindung einfacher umsetzbar: nicht alle ERP-Systeme sind für mobile Geräte optimiert. Oftmals sind weniger Funktionen auf den mobilen Geräten als auf dem Desktop verfügbar. Oder es muss ein eigenes Webportal dafür ergänzt und freigeschaltet werden. Das WebERP wird, wie der Name schon sagt, von Beginn an auf den Einsatz auf mobilen Geräten zugeschnitten.

Teure ERP Lizenzen und Wartungskosten einsparen

Ganz abgesehen von den oben genannten Vorteilen ergibt sich noch ein Plus mit eingesparten ERP Lizenzen. Normalerweise muss jeder Concurrent User bei manchen Systemen sogar jeder benannte User mit einer eigenen Lizenz versorgt werden. Damit ergibt sich ein finanzieller Rahmen, der in etwa beim Einsatz eines ERP Moduls für die gewünschte Funktion notwendig wäre.

Je nach Hersteller könnten dann bei mehr lizensierten Modulen auch die Wartungskosten steigen. Kalkulieren Sie doch mal die Lizenzen plus der Wartung, die Sie für die notwendigen Ergänzungen in 3 Jahren auf den Tisch legen müssten. Dann noch dazu eventuelle Entwicklungs- oder Customizingkosten. In dein meisten Fällen wird hier ein Betrag im 5-stelligen Bereich herauskommen.

Anzahl User x Lizenzkosten + Wartung + Entwicklungskosten

In vielen Fällen lassen sich mit einer maßgeschneiderten Lösung auf einer Webplattform hier erheblich Kosten einsparen. Die Webanwendung kann mit modernen UI Frameworks (z.B. Bootstrap, REACT, usw.) in einem Zug auf Desktop als auch mobile Geräte optimiert werden. So kann das UI ohne redundanten Source Code umgesetzt werden. Aktuelle UI Frameworks bringen diese Funktionen im Regelfall mit.

Die eigentliche Business Logic wird, egal für welches UI, nur einmal in der Controller-Schickt der Anwendung implementiert. Hier steckt dann auch der Zugriff auf das ERP System selbst drinnen.

ERP Systeme bieten Schnittstellen an

Die meisten ERP Systeme bieten für den Zugriff eine oder manchmal auch mehrere Schnittstellentechnologien an. Diese Technologien könnte sein ein Web Service mit REST / JSON oder XML, ein proprietäres API in Form einer DLL oder in manchen Fällen auch eine eigene Scriptsprache.

Falls keine Schnittstelle in Form eines API vorhanden ist, könnte es noch eine automatisierte Import / Export Funktion über eine Tabelle in der Datenbank geben. Die Daten werden darin meistens in einer Key/Value Kombination abgelegt. Eine interne Routine des ERP-Systems verarbeitet die Datensätze und gibt eine Rückmeldung über den Status und Fehler der Verarbeitung.

Nur in Ausnahmefällen sollte eine direkte Anbindung über die Tabellen in der Datenbank selbst angedacht werden. Während Lesezugriffe z.B. für die Anzeige einer Liste noch vertretbar sind, so wird es problematisch mit Schreibezugriffen. Da bei direkten Schreibzugriffen die internen Routinen des ERP vollständig übergangen werden, könnten fehlerhafte oder unvollständige Daten geschrieben werden. In manchen Situationen mag sich dieser Zugriffsweg vielleicht als der einzige mögliche Weg herausstellen, falls aber nicht unbedingt notwendig, sollte davon eher abgesehen werden.

Fazit

Eine eigene WebERP Anwendung ist für viele Aufgabenstellung aus Kostengründen und aus Gründen der Flexibilität durchaus angebracht und eine Überlegung wert. Nicht alle Features und Funktionen sind in einem ERP-System gut aufgehoben und sollten alleine aus diesem Aspekt auf einer eigenen Plattform umgesetzt werden. Bei aktuellen Systemen sind meist passende Schnittstellen vorhanden, um darauf zuzugreifen. Um die Möglichkeiten zu evaluieren, könnten Sie mit einem Proof of Concept mit ein bis zwei ausgewählten Funktionen, die Einsatzmöglichkeiten gleich live probieren.